Module 6 · La suite bureautique : remplacer Word, Excel & PowerPoint
La grande inquiétude : « Si je passe à Linux, est-ce que je peux encore ouvrir le document Word que mon chef vient de m’envoyer ? » Oui. Deux logiciels gratuits sous Linux ouvrent et enregistrent parfaitement les fichiers .docx, .xlsx et .pptx : LibreOffice et OnlyOffice. Vos collègues seront incapables de dire que le fichier est passé par Linux. Ce module vous montre lequel choisir, comment le régler pour qu’il enregistre par défaut au format Microsoft, et les cinq choses à savoir quand vous renvoyez un fichier.
À la fin de ce module, vous saurez :
- Choisir entre LibreOffice (menus classiques, déjà sur Ubuntu) et OnlyOffice (interface à ruban, téléchargement gratuit), et savoir lequel convient dans chaque cas
- Savoir quelle application LibreOffice remplace chaque application Microsoft : Writer = Word, Calc = Excel, Impress = PowerPoint, et quelles extensions de fichier chacune ouvre
- Ouvrir une pièce jointe
.docxdepuis Thunderbird, la modifier, la réenregistrer en.docxet l’envoyer par e-mail à un collègue sous Windows, pour un aller-retour complet sans perte de mise en forme - Désactiver définitivement la fenêtre « Utiliser Word ? » à l’enregistrement via Outils → Options → Chargement/Enregistrement → Général
- Ouvrir des feuilles de calcul Excel dans Calc : les formules (
=SOMME,=RECHERCHEV,=SI), les graphiques et la mise en forme conditionnelle font tous l’aller-retour vers.xlsx - Ouvrir des présentations PowerPoint dans Impress : diapositives, animations, notes du présentateur ; appuyez sur F5 pour présenter en plein écran
- Installer le pack de polices Microsoft (
ttf-mscorefonts-installer+ Carlito + Caladea) pour que Linux affiche les documents Word à la même largeur exacte que Windows - Utiliser les applications web Microsoft 365 sur
office.comcomme solution de rechange : Word / Excel / PowerPoint dans le navigateur, toutes fonctions - Afficher, exporter, annoter, signer, réorganiser et modifier des PDF avec Evince, LibreOffice, Xournal++, PDF Arranger et LibreOffice Draw
- Connaître les 5 % de fichiers qui ne font pas l’aller-retour proprement (macros VBA lourdes, transitions PowerPoint exotiques, polices d’entreprise rares, coédition en temps réel) et la solution pour chacun
Il n'y a pas un seul Office sous Linux. Il y en a deux.
Sous Windows, vous avez un seul Office, celui de Microsoft. Sous Linux, vous choisissez entre deux programmes gratuits. Les deux ouvrent les fichiers Word, Excel et PowerPoint, et les deux réenregistrent au format Microsoft. Même travail, ressenti un peu différent. Voilà comment choisir.
| LibreOffice | OnlyOffice | |
|---|---|---|
| Ressemble à… | L'ancien Office 2003, avec une barre de menus en haut, puis une barre d'outils | Office 365, avec le « ruban » que vous connaissez de Word/Excel modernes |
| Créé par | The Document Foundation (une association du logiciel libre) | Ascensio System SIA (une société lettone) |
| Fourni avec Ubuntu ? | Oui, déjà installé | Non, installation en un clic depuis Ubuntu Software |
| Idéal pour… | Les gens qui n'ont jamais aimé le ruban. Les étudiants. Beaucoup de travail en .odt. | Les gens qui utilisent Microsoft 365 tous les jours et veulent les mêmes boutons aux mêmes endroits |
| Aller-retour .docx | Excellent | Excellent (un peu plus proche de Microsoft car OnlyOffice utilise le même cœur Office Open XML) |
| Coût | Gratuit pour toujours | Gratuit (version bureau) |
Si vous hésitez, commencez par LibreOffice. Il est déjà installé, ne demande rien de plus, et 9 personnes sur 10 le gardent. Si vous passez vos journées dans Microsoft 365 et que le ruban vous manque, installez aussi OnlyOffice. Vous pouvez garder les deux et ouvrir chaque fichier avec celui que vous préférez.
Les trois applications de LibreOffice : ce que fait chacune
| L'application Microsoft | L'application LibreOffice | Fichiers qu'elle ouvre et enregistre |
|---|---|---|
| Microsoft Word (documents) | LibreOffice Writer | .docx, .doc, .odt, .rtf |
| Microsoft Excel (feuilles de calcul) | LibreOffice Calc | .xlsx, .xls, .ods, .csv |
| Microsoft PowerPoint (présentations) | LibreOffice Impress | .pptx, .ppt, .odp |
Applications offertes en plus, gratuites elles aussi (inutile de vous en soucier dès le premier jour) : Draw pour les schémas, Base pour les bases de données simples (comme Access), Math pour la mise en forme d'équations.
Ouvrir un document Word reçu par e-mail : la marche à suivre en cinq minutes
Un collègue vous envoie un fichier nommé Q1-report.docx et vous êtes sous Linux. L'aller-retour complet, du début à la fin.
Q1-report.docx. Double-cliquez sur la pièce jointe dans Thunderbird : sous Linux, elle s'ouvre dans LibreOffice Writer.Faire enregistrer LibreOffice en Word par défaut : supprimer la fenêtre « Utiliser Word ? »
Par défaut, LibreOffice vous relance à chaque enregistrement d'un document Word. Réglage simple : Outils → Options → Chargement/Enregistrement → Général. Trois lignes « Toujours enregistrer sous » en bas du panneau :
- Document texte → choisir
Word 2007–365 (.docx) - Classeur → choisir
Excel 2007–365 (.xlsx) - Présentation → choisir
PowerPoint 2007–365 (.pptx)
Cliquez sur OK. Désormais, Ctrl+S enregistre sans bruit au format Microsoft. Pas de fenêtre, rien à décider. Vos fichiers font l'aller-retour à l'identique. (Vous pouvez toujours choisir .odt depuis Enregistrer sous quand vous le voulez précisément.)
Pourquoi pose-t-il la question au départ ?
Le format natif de LibreOffice est .odt / .ods / .odp (Open Document, une norme internationale). Il est un peu plus sûr pour l'archivage et se partage parfaitement entre utilisateurs Linux/Mac/Windows qui ont tous LibreOffice. L'inconvénient : personne d'autre ne l'utilise. Alors la plupart des employés de bureau règlent le format par défaut sur Microsoft et n'y pensent plus.
Feuilles de calcul : Calc ouvre les fichiers Excel avec formules et graphiques intacts
LibreOffice Calc remplace Excel. La même grille de cellules. Les mêmes lettres de colonnes et numéros de lignes. Les mêmes =SOMME(A1:A10), =RECHERCHEV, =SI, =NB.SI, =MOYENNE. Calc parle exactement le même langage de formules qu'Excel. Ouvrez un fichier .xlsx : les formules continuent de fonctionner, les graphiques de se tracer, la mise en forme conditionnelle de surligner.
| Dans Excel, vous appuyez sur… | Dans Calc, vous appuyez sur… | Résultat |
|---|---|---|
| F2 | F2 | Modifier la cellule active |
| Ctrl+Maj+L | Ctrl+Maj+L | Activer/désactiver le filtre automatique d'un tableau |
| Ctrl+1 | Ctrl+1 | Fenêtre Formater les cellules |
| Alt+Entrée (dans une cellule) | Ctrl+Entrée | Saut de ligne dans une cellule. Le seul raccourci courant qui change. |
| F9 | F9 | Recalculer |
| Ctrl+Page suivante | Ctrl+Page suivante | Passer à l'onglet de feuille suivant |
Un point à signaler : les macros Excel lourdes (le genre de scripts VBA qu'utilise parfois votre comptable) ne se traduisent pas toujours proprement. Si votre travail dépend d'un fichier de macros .xlsm complexe, ouvrez-le une fois sous Linux pour vérifier qu'il marche avant de vous lancer. Pour 95 % des feuilles de calcul (factures, plannings, rapports simples), aucun souci.
.xlsx dans Calc. La grille, les formules (=SOMME, =RECHERCHEV, =SI), la mise en forme conditionnelle et les graphiques fonctionnent tous, et font l'aller-retour en .xlsx intacts.Présentations : Impress ouvre les fichiers PowerPoint
LibreOffice Impress remplace PowerPoint. Ouvrez un .pptx, les diapositives ont le même aspect. Cliquez sur Diaporama (ou appuyez sur F5), la présentation s'affiche en plein écran avec vos notes du présentateur sur le deuxième écran. Le même plan à gauche, les mêmes miniatures de diapositives. Réenregistrez en .pptx et votre collègue récupère exactement la présentation que vous avez construite.
Deux petites réserves : certaines animations PowerPoint ne se traduisent pas trait pour trait (les fondus et entrées simples fonctionnent ; les transitions « morphose » élaborées se simplifient parfois). Et quelques polices propres à Microsoft (par exemple Calibri Light, Cambria) ne sont pas présentes sous Linux par défaut. Voir le conseil sur les polices plus bas.
.pptx dans Impress : diapositives, polices, mise en page intactes. Miniatures à gauche, notes du présentateur en bas, appuyez sur F5 pour présenter en plein écran. Réenregistrez en .pptx et votre collègue récupère exactement la présentation que vous avez construite.Polices Microsoft : l'installation simple qui règle la plupart des plaintes « ça n'a pas le même rendu »
Si vous ouvrez un document Word et que le texte se décale très légèrement, c'est presque toujours parce que Linux n'a pas la police Microsoft utilisée par le document (Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman). Linux y substitue une police libre proche, presque de la même largeur, mais pas tout à fait, donc un titre peut se couper différemment. La solution en cinq secondes :
Besoin des applications web Microsoft 365 ? Elles marchent aussi.
Si votre entreprise vous fournit un abonnement Microsoft 365, vous pouvez utiliser les versions web de Word, Excel et PowerPoint sous Linux. Allez sur office.com, connectez-vous, cliquez sur Word (ou Excel ou PowerPoint). Édition complète dans le navigateur, comme sous Windows. La seule chose impossible dans le navigateur : ouvrir des fichiers qui ne sont pas déjà dans votre OneDrive (il faudrait les téléverser d'abord).
Astuce : dans Firefox ou Chrome sous Linux, faites un clic droit sur l'onglet et choisissez « Épingler l'onglet ». Word/Excel/PowerPoint vivent en onglets épinglés comme ils vivent en icônes de barre des tâches sous Windows. Ou « installez » l'application web (menu du navigateur → « Installer Office ») pour avoir une vraie icône dans le dock.
PDF : afficher, remplir, signer, modifier, fusionner
Presque tout document de bureau finit exporté en PDF : pour l'envoyer, le signer, l'archiver. Sous Linux, les actions PDF du quotidien sont couvertes par une poignée de petites applications. La plupart sont déjà installées.
| Ce que vous voulez faire | Application Linux | Remarques |
|---|---|---|
| Lire un PDF | Document Viewer (Evince) | Préinstallé. Double-cliquez sur n'importe quel .pdf dans Fichiers ; il s'ouvre. Les mêmes raccourcis que dans Acrobat Reader : Ctrl+F rechercher, Ctrl+P imprimer. |
| Exporter N'IMPORTE QUEL document en PDF | Fichier → Exporter au format PDF (dans LibreOffice) ou Ctrl+P → Imprimer dans un fichier (dans toute application) | Intégré. Aucun logiciel supplémentaire requis. |
| Annoter : surligner, notes autocollantes | Xournal++ | À installer depuis l'App Centre (cherchez “Xournal++”). Surlignages, notes à main levée, tampons. Réenregistre en PDF. |
| Remplir un formulaire PDF | Firefox (remplissage de formulaire intégré) ou Xournal++ | Glissez le PDF dans Firefox, remplissez-le, réenregistrez-le. |
| Signer un PDF | Xournal++ → Insérer une image de signature | Photographiez votre signature sur une feuille blanche, recadrez-la, posez-la sur le document. Enregistrez en PDF. Terminé. |
| Fusionner / scinder / réorganiser les pages | PDF Arranger | À installer depuis l'App Centre (cherchez “PDF Arranger”). Glissez-déposez les pages entre PDF. |
| Modifier le texte dans un PDF existant | LibreOffice Draw | Ouvrez le PDF dans Draw (oui, Draw, pas Writer). La plupart du texte devient modifiable. Réenregistrez en PDF via Exporter. |
| Compresser un gros PDF | ps2pdf -dPDFSETTINGS=/ebook in.pdf out.pdf | Une ligne en ligne de commande. Réduit la taille de 50–80 % sur les documents riches en scans. |
.pdf dans Fichiers ; il s'ouvre. Ctrl+F rechercher, Ctrl+P imprimer.Ce qui ne fait PAS l'aller-retour parfaitement : la liste courte et honnête
Pour être franc : pour 95 % du travail de bureau (lettres, rapports, devoirs scolaires, factures, feuilles de calcul simples, présentations ordinaires), aucune différence. Les 5 % qui ne se traduisent pas parfaitement :
- Les macros VBA lourdes dans les fichiers
.xlsm/.docm. Les plus simples fonctionnent ; les complexes non. Si votre comptabilité dépend d'une macro Excel de 2 000 lignes, testez-la sous Linux avant de basculer, ou gardez une machine Windows réservée à ce fichier. - Les transitions PowerPoint sophistiquées (Morphose, 3D, certains effets de zoom caméra). Les fondus, balayages et entrées simples fonctionnent très bien.
- Les polices propres à Microsoft absentes du pack de polices de base. La plupart des documents vont bien une fois les polices ci-dessus installées. Certaines polices d'entreprise rares devront peut-être être copiées à la main depuis votre ancienne machine Windows vers
~/.fonts/. - La coédition en temps réel avec un collègue en
.docxvia les applications de bureau. Pour la coédition en direct, utilisez la version web de Word suroffice.comdans votre navigateur, ou Google Docs.
La règle sûre : si votre travail dépend d'un fichier Office très complexe précis, ouvrez-en une copie sous Linux avant de vous engager dans le changement. Pour tous les autres (étudiants, employés de bureau, indépendants), LibreOffice et OnlyOffice gèrent tous les documents que vous êtes susceptible d'envoyer ou de recevoir.