Module 6d · Venir de Microsoft Office
Vos fichiers Word et Excel restent vos fichiers. LibreOffice les ouvre d'un double-clic, sans conversion, et les réenregistre dans un format que vos collègues sous Windows ouvrent normalement. Ce module couvre les quatre gestes du quotidien : ouvrir, comprendre les petites différences d'affichage, enregistrer pour les autres, et reconnaître les surprises des premiers jours.
À la fin de ce module, vous saurez :
- Ouvrir un fichier
.docxou.xlsxd'un double-clic, sans rien convertir au préalable - Expliquer pourquoi un document peut sembler légèrement différent, et pourquoi son contenu reste intact
- Enregistrer au format Word ou Excel pour vos collègues sous Windows, et définir ces formats par défaut via Outils → Options
- Reconnaître les quatre habitudes qui changent : la fenêtre de format, la touche Tab dans Calc, le collage spécial et le suivi des modifications
Ouvrir un fichier Word ou Excel : double-cliquez, c'est tout
Un collègue vous envoie rapport.docx ou budget.xlsx. Double-cliquez dessus, comme vous l'avez toujours fait. Le fichier s'ouvre directement dans LibreOffice. Rien à convertir, rien à importer, aucune copie à créer : vous travaillez dans le fichier d'origine.
| Vous recevez | S'ouvre dans | L'équivalent de |
|---|---|---|
| rapport.docx | LibreOffice Writer | Microsoft Word |
| budget.xlsx | LibreOffice Calc | Microsoft Excel |
Rien à installer, rien à convertir
LibreOffice est déjà sur votre poste et lit les formats Microsoft directement. Vous modifiez le document, vous l'enregistrez, vous le renvoyez. C'est le même geste que sous Windows.
Pourquoi le document semble un peu différent
Parfois, un détail change à l'ouverture : une police légèrement différente, un titre qui passe à la ligne un mot plus tôt, un espacement un peu plus large. C'est normal, et voici pourquoi.
Les documents Word récents utilisent souvent les polices Calibri et Cambria, qui appartiennent à Microsoft et ne sont pas fournies avec Linux. LibreOffice les remplace par des polices très proches, prévues pour occuper la même largeur. À l'écran, la différence se limite le plus souvent à quelques retours à la ligne décalés.
Les vraies limites sont ailleurs, et elles sont rares dans le travail courant : les diagrammes SmartArt complexes peuvent perdre leur mise en page, et les macros écrites pour Word ou Excel ne fonctionnent pas toujours. Pour les lettres, rapports, notes et tableaux de suivi du quotidien, vous ne verrez pas de différence.
Le contenu est intact
Texte, tableaux, images, commentaires, modifications suivies : tout est là. Les différences d'affichage sont cosmétiques. Rien n'est perdu, et le fichier reste lisible par Word.
Enregistrer pour vos collègues sous Windows
Vos collègues sous Word et Excel doivent pouvoir ouvrir ce que vous leur envoyez. Deux réglages suffisent.
Pour un fichier ponctuel : menu Fichier → Enregistrer sous, puis choisissez le format Word (.docx) ou Excel (.xlsx) dans la liste « Type de fichier ». Le document s'ouvre ensuite chez votre collègue comme n'importe quel fichier Office.
Si votre équipe travaille en formats Microsoft : réglez LibreOffice une fois pour toutes. Menu Outils → Options → Chargement/Enregistrement → Général, puis dans « Toujours enregistrer sous », choisissez Word (.docx) pour les documents texte et Excel (.xlsx) pour les classeurs. Tous vos enregistrements se feront au format Microsoft, sans question à chaque fois.
Les quatre petites surprises des premiers jours
Quatre habitudes changent légèrement. Les voici, pour que rien ne vous arrête.
La fenêtre « Conserver le format actuel ? »
À l'enregistrement d'un fichier .docx ou .xlsx, LibreOffice demande si vous voulez garder le format Word/Excel ou passer au sien. Cliquez sur « Utiliser le format Word ! » (ou Excel) : votre fichier reste compatible avec vos collègues. Ce n'est pas une erreur, juste une question. Le réglage de la section précédente la fait disparaître.
Calc complète vos saisies
Quand vous tapez dans une colonne un texte qui ressemble à une cellule déjà remplie, Calc propose la fin du mot en surbrillance. Entrée ou Tab accepte la proposition, Suppr l'efface. Excel le fait aussi, mais plus discrètement : la surbrillance surprend les premiers jours, puis fait gagner du temps.
Le collage spécial a un autre raccourci
Pour coller sans la mise en forme, le raccourci est Ctrl+Maj+V (dans Office, vous connaissiez peut-être Ctrl+Alt+V). Une petite fenêtre vous laisse choisir : texte seul, valeurs, tout. Le menu Édition → Collage spécial y mène aussi.
Le suivi des modifications a déménagé
Dans Word, il vit dans l'onglet Révision. Dans Writer, c'est le menu Édition → Suivi des modifications. Activez « Enregistrer les modifications » et travaillez comme d'habitude : vos corrections apparaissent chez vos collègues sous Word, et les leurs chez vous.
Vos fichiers Office sont déjà chez eux dans LibreOffice. Double-clic pour ouvrir, format Word ou Excel à l'enregistrement, et vos échanges avec les collègues sous Windows continuent comme avant.